홍천군은 2018년 읍면사업소 기록물 서고환경개선에 이어 올해는 중요 종이기록물 전산화 1차 사업을 완료했다. 종이기록물의 전산화사업은 중요기록물의 훼손, 멸실 예방과 행정서비스 향상을 위해 진행됐으며, 대상은 기록관에서 보관 중인 보존기간 30년 이상의 기록물 중 1952년 농지개혁관련철, 위토인허철부터 2004년까지의 농지전용허가 서류 약 3,500권이다.

중요 종이기록물을 스캐닝한 후 표준기록관리시스템에 업로드해 공무원들이 굳이 기록관을 방문하지 않아도 시스템에서 검색 및 열람, 출력이 가능해 행정의 효율을 높일 수 있게 됐다. 이를 통해 정보공개청구 등에도 신속하게 대응할 수 있어 시민의 알권리 충족은 물론 행정의 신뢰성 확보에도 기여했다.

홍천군에서는 이미 지난해 10개 읍·면사무소와 상하수도사업소, 보건소 등의 서고 보관 기록물의 목록을 만들고 기록물을 법령에 맞게 정리해 서고를 깔끔하게 정리한 바 있다. 정리되기 이전의 서고는 기록물 및 각종 비품, 폐기대상 기록물을 쌓아놓는 용도로만 사용돼 어떤 기록물이 있는지 확인조차 어려운 상황이었다. 정리 사업을 통해 서고 내 모든 기록물은 제목과 위치가 시스템에 등록돼 쉽게 관리할 수 있게 개선됐다.

홍천군에서는 체계적이고 전문적인 기록물관리를 위해 화천군, 횡성군과 더불어 도내 최초로 2010년 기록연구사를 배치했다. 기록관리학 석사를 전공한 기록전문가가 상시 근무 홍천군 기록물의 등록, 이관, 정리, 폐기, 공개 등을 담당하면서 기록관리 체계가 잡히기 시작했다. 기록연구사가 배치되기 이전에는 전산직과 행정직들이 기록물 업무를 맡았으나 순환보직에 의해 장기 계획을 수행할 수 없었던 반면, 연구사가 배치된 이후에는 체계적으로 기록물의 목록을 수집·정리해 체계가 개선되고 있다. 또한 기록연구사가 배치된 이후에는 기록물 무단 폐기 관행도 사라져 기록물의 안전한 보존이 담보되고 있다.

홍천군은 내년에도 본청 서고 내 기록물의 목록화 및 정리 작업을 수행하고 보존기간 30년 이상의 중요기록물은 전산화를 진행해 군민의 재산과 권리를 증빙하는 중요기록물을 안전하게 보존하고 기록물의 신속한 검색 및 활용을 증진시키는데 기여할 예정이라고 밝혔다. 더불어 중요한 민간기록물도 수집해 향후 2-3년 이내에 군민들을 위해 온라인 기록관을 만들 예정이라고 밝혔다.